Archivage des documents : le guide complet pour tout archiver
L'archivage des documents, c’est un peu le « range ta chambre » de l’enfance : on soupire, on râle, on stresse… Sauf qu’une bonne gestion des archives, papier ou numériques, c’est essentiel au travail ! Dans ce guide complet, nous vous livrons tous les conseils pour maîtriser l'art de l'archivage.
Pourquoi l'archivage des documents est essentiel
Archiver des documents ne se résume pas à empiler des papiers ou à stocker des fichiers numériques. L'une des causes majeures de mauvais classement concerne l'accumulation de documents inutiles. Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt qu'à jeter. Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et pendant combien de temps. Pour ce faire, il est conseillé d'indiquer dès sa réception, la période de validité d'un document. Parce que, quand il est bien pensé, l’archivage devient une véritable stratégie organisationnelle aux multiples avantages.
Sécurité et conformité légale
L'un des aspects les plus importants de l'archivage est la sécurité des informations et la conformité légale. Selon des articles du Code du Travail, du Code Général des Impôts, du Code de Commerce et du Code Civil, les entreprises ont en effet l’obligation de conserver certains documents administratifs, financiers ou commerciaux. Chacun a une durée de conservation spécifique définie par la réglementation en vigueur. Par exemple, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, tout comme les pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice. Un système bien organisé permet de respecter ces délais légaux et de protéger l'entreprise en cas de contrôle ou de litige.
Gain de temps et d'efficacité
Des solutions de classement efficaces permettent un gain de temps considérable dans le travail quotidien et facilitent une prise de décision rapide et éclairée. Lorsque les archives sont correctement classées et facilement accessibles, vous passez moins de temps à chercher l'information dont vous avez besoin. Les conséquences d’une bonne gestion des archives : une augmentation de la productivité et une réduction du stress lié à la recherche de documents importants.
Préservation du patrimoine de l'entreprise
Les archives (contrats, rapports, correspondances…) constituent la mémoire de l'entreprise. Elles retracent son histoire, ses décisions importantes et son évolution. Un bon système d'archivage permet de préserver ce patrimoine, ce qui peut s'avérer précieux pour comprendre les choix passés, analyser les tendances à long terme ou même pour des raisons historiques.
Délais obligatoires de conservation
Les professionnels ont l’obligation légale de conserver les documents émis dans l’exercice de leur activité pour une durée minimale, différente selon leur nature. En cas de contrôle de l’administration, un bon archivage, qu’il s’agisse de dossiers papier ou de fichiers électroniques, peut permettre d’éviter des sanctions financières.
Quelques exemples :
- Contrats, documents bancaires, relatifs à la propriété intellectuelle, dossier d’avocat… : 5 ans
- Contrats immobiliers et fonciers : 30 ans
- Police d’assurance : 2 ans
- Bilan comptable, pièces et justificatifs : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
- Livres, registres, pièces nécessaires au contrôle de l’administration : 6 ans
- Documents fiscaux (impôts, taxes et cotisations) : 6 ans
- Statuts, traité de fusion, procès-verbaux : 5 ans après radiation du RCS
- Rapport des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices
- Bulletins et livres de paie, contrats de travail : 5 ans
Les différentes méthodes d'archivage des documents
La méthode de classement à adopter dépend de l'activité, mais il existe cependant quelques règles élémentaires qui permettent de poser les jalons d'une procédure efficace. Si certaines bases de classement sont universelles, il existe moult façons de procéder pour bien ranger ses documents papier ou virtuels. Néanmoins, quelle que soit la méthode choisie, pour être efficace, un plan de classement doit impérativement répondre à ces objectifs : permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutif. Une conception bien pensée suppose donc d'avoir analysé au préalable le type d'informations traitées.
Archivage papier : organisation physique
L'archivage papier reste une méthode couramment utilisée, en particulier pour certains documents officiels qui nécessitent une signature originale. Pour une conservation efficace des papiers, il est essentiel d'utiliser des boîtes archives adaptées et des caisses carton archives pour protéger les papiers de la poussière et de l'humidité.
L'utilisation de classeurs avec des intercalaires permet une organisation et une gestion claires et structurées. Pour un stockage optimal, l'installation de rayonnages archives est recommandée, offrant un accès facile tout en maximisant l'espace de stockage.
Archivage numérique : solutions digitales
L'archivage électronique gagne en popularité grâce à ses nombreux avantages. Il permet un gain d'espace considérable, facilite la recherche de documents grâce à des systèmes d'indexation avancés et offre une meilleure sécurité grâce à des sauvegardes régulières.
Les solutions d'archivage numérique comprennent des logiciels de gestion électronique des documents (GED), des systèmes de stockage cloud sécurisés et des plateformes d'archivage à long terme. Ces outils permettent aux entreprises de stocker leurs archives numérisées (fichiers de bureautique, base de données, messages électroniques, sites internet…), mais aussi de les organiser, de les partager, de les retrouver facilement par titlecontent (libellé du fichier) et de suivre leur cycle de vie.
Comparaison entre archivage papier et numérique
L’archivage papier et l’archivage numérique ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. Le choix dépend avant tout de vos besoins spécifiques, de votre secteur d'activité et de vos ressources. Souvent, une approche hybride combinant papier et numérique est la solution la plus adaptée.
• L’archivage papier reste obligatoire pour certains documents. Il nécessite beaucoup d'espace physique et peut être lent, surtout pour de grands volumes. Au-delà des coûts de stockage et de matériel, les documents papier peuvent être perdus ou dégradés.
• L’archivage numérique offre une économie d’espace significative pour le seul coût initial d’équipement et de logiciels, et permet une recherche rapide et un accès instantané. À l’instar des documents papier, les données numériques, de plus en plus acceptées légalement, risquent elles aussi d’être perdues. Mais au contraire de l’archivage papier, l’investissement concerne les équipements et logiciels initiaux.
Le conseil Bruneau : Dans tous les cas, commencez par vous poser ces questions : dois-je conserver ce document ? Si oui, pendant combien de temps ? Durant quelle période doit-il rester facilement accessible avant d'être archivé ?
Conseils pour optimiser l'archivage papier et numérique
Chronologique, alphabétique, thématique : quelle que soit la méthode choisie, certaines bonnes pratiques sont essentielles pour un archivage efficace. Un document suit toujours la même voie. Dès son arrivée, il doit être classé par ordre d'urgence, traité, puis reclassé pour consultation ultérieure avant d'être archivé. Enfin, arrivé à péremption, il sera détruit.
L'idée est donc d'établir un ordre de triage dès le début du circuit en combinant l'étiquetage et le titrage (classement thématique), la date (chronologie), l'urgence (emploi de pochettes de couleurs différentes selon l'importance).
Mise en place d'une politique d'archivage
Une politique d'archivage claire est la base d'un système efficace pour les entreprises. Elle doit définir :
- les types de documents à archiver
- la durée de conservation pour chaque type de document
- les responsabilités de chaque employé dans le processus d'archivage
- les procédures de classement et d'accès aux archives
- les règles de sécurité et de confidentialité
Cette politique doit être formalisée dans un document accessible à tous les employés et régulièrement mise à jour pour refléter les changements dans la législation ou les pratiques de l'entreprise.
Le conseil Bruneau : les documents devenant de plus en plus électroniques, il est conseillé dans un premier temps de reproduire le même système de classement pour les documents virtuels que pour ceux qui sont réels : horodatage, thématique (intitulé de dossier) etc. Cependant, l'informatique introduit des fonctionnalités supplémentaires puisque les fichiers peuvent être indexés presque automatiquement.
Choix des outils et supports d'archivage
Le choix des outils et supports d'archivage doit assurer la pérennité et l'accessibilité des documents. Pour le papier, investissez dans des classeurs, pochettes, chemises à élastique, trieurs, porte-vues, protège-documents, ou encore des corbeilles à courrier, modules de classement, cartons et boîtes d’archivage.
Pour l'archivage numérique, choisissez des solutions logicielles sécurisées et évolutives. Assurez-vous que ces outils permettent une indexation efficace, une recherche rapide et des sauvegardes régulières. N'oubliez pas de prendre en compte la compatibilité à long terme des formats de fichiers utilisés.
Formation du personnel à l'archivage
La meilleure politique d'archivage ne sera efficace que si elle est correctement mise en œuvre par tous. Il est donc essentiel de former les collaborateurs aux procédures d'archivage.
Cette formation doit couvrir :
- L'importance d’archiver pour l'entreprise
- Les méthodes de classement et d'indexation
- L'utilisation des outils d'archivage (physiques ou numériques)
- Les règles de sécurité et de confidentialité
- Les procédures de recherche et de récupération des archives
Une formation régulière et des mises à jour sur les nouvelles procédures ou technologies permettront de maintenir un système efficace et à jour.
Une approche structurée et réfléchie de l'archivage papier ou numérique vous permettra non seulement de respecter les obligations légales et les délais de conservation, mais aussi d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de préserver le patrimoine de l'entreprise. En investissant dans les bons outils, en établissant des procédures claires et en formant le personnel, vous pouvez mettre en place un système performant et adapté à vos besoins spécifiques.