Trier, classer, archiver... mode d'emploi !
La méthode de classement à adopter dépend de l'activité, mais il existe cependant quelques règles élémentaires qui permettent de poser les jalons d'une procédure efficace.
Si certaines bases de classement sont universelles, il existe moult façons de procéder pour bien ranger ses documents papier ou virtuels. Néanmoins, quelle que soit la méthode choisie, pour être efficace, un plan de classement doit impérativement répondre à ces objectifs : permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutif. Une conception bien pensée suppose donc d'avoir analysé au préalable le type d'informations traitées.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. Toutes ces méthodes pouvant être bien sûr combinées. Il faut toujours commencer par se poser ces questions : dois-je conserver ce document ? Si oui, pendant combien de temps ? Durant quelle période doit-il rester facilement accessible avant d'être archivé ?
Chronologique, alphabétique, thématique ?
Un document suit toujours la même voie. Dès son arrivée, il doit être classé par ordre d'urgence, traité, puis reclassé pour consultation ultérieure avant d'être archivé. Enfin, arrivé à péremption, il sera détruit. L'idée est donc d'établir un ordre de triage dès le début du circuit en combinant l'étiquetage et le titrage (classement thématique), la date (chronologie), l'urgence (emploi de pochettes de couleurs différentes selon l'importance). Suivant ce procédé, un document qui revient traité, peut être rangé pour consultation, de la manière la plus efficace qui soit : on connaît parfaitement son parcours.
Une combine : Utiliser des pochettes de couleur qui correspondent à l'aiguillage du document : une pochette rouge pour ce qui doit être signé en urgence, une verte pour ce qui peut attendre une semaine par exemple, une noire pour ce qui doit être directement classé. On peut aussi utiliser des pastilles adhésives colorées pour remplacer ce système : une pastille rouge est apposée pour traitement, une noire pour indiquer que le traitement est effectué.
Anticiper les besoins : un plan évolutif
Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux documents. Il faut ainsi attribuer pour chaque catégorie des pochettes et une place qui correspondent à son volume et anticiper sur la place qu'elle sera susceptible d'occuper sur le moyen et le long terme. Cela implique de penser le plan de classement en fonction de l'espace dont vous disposez et de son agencement. Il est notamment conseillé de ranger à portée de main les dossiers en cours ou ceux dont vous aurez fréquemment besoin.
N'hésitez pas non plus à fractionner ou subdiviser les dossiers trop volumineux qui compliquent la recherche.
De l'art de savoir... supprimer
L'une des causes majeures de mauvais classement concerne l'accumulation de documents inutiles. Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt qu'à jeter. Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et pendant combien de temps. Pour ce faire, il est conseillé d'indiquer dès sa réception, la période de validité d'un document. Exemple, un catalogue fournisseur sera valable une année au maximum et ira rejoindre une boîte de classement « annuelle » avant destruction, alors qu'un document comptable devra rester disponible au moins pendant l'exercice en cours, avant d'être archivé pour toujours.
Sur papier comme sur PC
Les documents devenant de plus en plus électroniques, il est conseillé dans un premier temps de reproduire le même système de classement pour les documents virtuels que pour ceux qui sont réels : horodatage, thématique (intitulé de dossier) etc. Cependant, l'informatique introduit des fonctionnalités supplémentaires puisque les fichiers peuvent être indexés presque automatiquement.