Tout savoir sur les classeurs : tailles, formats et utilisations
Classeurs 2 ou 4 anneaux, souples, rigides, A4, A5… On fait leur connaissance à l'école et ils nous suivent jusque dans notre vie professionnelle. Mais quand vient le temps de faire son choix, on reste parfois coi devant toute la diversité des modèles. Faisons donc toute la lumière sur le sujet.
Les tailles et formats de classeurs expliqués
Classeurs à levier, classeurs 2 anneaux, classeurs 4 anneaux… Pour faire le bon choix, deux critères sont à prendre en compte : la charge et le format souhaités du classeur et la manipulation des feuilles.
Différences entre A4, A3, et A5
Petit classeur ou grand classeur ? Tout dépend des documents que vous souhaitez ranger dedans. Bien entendu, vous trouverez facilement des classeurs A4 pour ranger tous vos documents A4, mais ce n'est pas le seul format de classement disponible.
Quelques marques telles que Esselte, Elba, Exacompta ou Leitz proposent également des classeurs A3 à l'italienne, des classeurs A5 à l'italienne (horizontal) ou à la française (vertical) : l'idéal pour répondre à tous vos besoins et toutes vos exigences !
Voici les principaux formats et leurs utilisations :
- Classeur A4 : c’est le format le plus courant pour y glisser les classiques feuilles de dimensions 21 x 29,7 cm. Il est largement utilisé dans les entreprises pour tout ce qui est factures, contrats, dossiers professionnels… Les classeurs A4 de la marque Exacompta sont notamment très populaires grâce à leur durabilité et leur excellent rapport qualité-prix.
- Classeur A3 : pour les architectes, les dessinateurs, les graphistes, les professionnels du design et tous les créatifs, le classeur A3 est la norme. Avec ses grandes dimensions (42 cm x 29,7 cm), il permet de ranger et de conserver des plans, des croquis, des affiches, des portfolios et tous les documents A3 sans risque de les plier et de les abîmer. Pratique !
- Classeur A5 : le plus petit des classeurs pour la plus petite taille de papier. Ce format est idéal pour conserver des notes ou des répertoires par exemple. Il a le gros avantage d’être léger et compact ; il est facile à transporter et se glisse facilement dans un sac en partance pour des déplacements pro.
Capacité et épaisseur : ce qu'il faut savoir
La capacité de charge d'un classeur est définie par la largeur de son dos. Le classeur à levier standard a généralement un dos de 8 cm et un classeur à anneaux fait souvent 4 cm…
Mais rassurez-vous ! Si vous cherchez une largeur de classeur particulière, sachez qu'il en existe une multitude afin de répondre à tous les usages des professionnels ou des élèves. Notez simplement que les classeurs avec un petit dos sont dotés d'anneaux ronds tandis que les classeurs larges sont à levier.
Classeurs à pochettes amovibles : à mi-chemin entre le classeur traditionnel et le porte-vues, ce classeur souple doté « d'anneaux pleins » permettent de manipuler plus facilement les pochettes plastiques pour les réorganiser en un geste. Si vous en cherchez, vous les trouverez généralement plus sous le nom de « porte-vues à pochettes amovibles » ou « protège-documents à pochettes détachables ».
Classeurs à levier : appelés aussi classeurs avec mécanique en D, ces classeurs très robustes peuvent supporter une charge de feuilles plus importantes que les classeurs à anneaux. Le plus souvent, ces classeurs à levier sont dotés de 2 anneaux en D, mais il existe également des classeurs à double levier permettant alors d'accueillir deux fois plus de feuilles qu'un classeur à levier simple.
Idéal pour les archives volumineuses, les classeurs à levier facilitent l’ajout et le retrait de nombreux documents. Certains modèles peuvent même en contenir jusqu’à 500 ! Optez pour un classeur en polypropylène si vous souhaitez de la durabilité à toute épreuve ou choisissez les classeurs en carton pour une option plus écologique.
Classeurs à anneaux (2 ou 4) : grâce à leur mécanisme simple, les classeurs à anneaux présentent des capacités de charge inférieures aux classeurs à levier, mais ils compensent par leur légèreté et leur facilité d’utilisation. Ces modèles offrent une bonne tenue des feuilles et sont souvent utilisés pour des présentations ou des projets. Ils conviennent à une utilisation plus nomade ou plus personnelle. Leur prix varie selon la qualité et la matière, les modèles de base en carton étant plus accessibles que ceux en polypropylène à titre d’exemple.
Comment bien choisir son classeur pour ses besoins
Tous les classeurs ne sont pas adaptés aux mêmes besoins. Votre choix doit tenir compte du type de documents à classer, de la fréquence d’utilisation et du matériau.
Choisir selon le type de documents
Chaque type de document nécessite un classeur spécifique. Pour les factures, les contrats, les bulletins de salaire et autres paperasses administratives : hop, direction le classeur à levier et sa grande capacité d’archivage.
Tout ce qui est présentations ou projets professionnels plus complexes peuvent se retrouver dans des classeurs personnalisables. Comme leur nom l’indique, ils permettent d’ajouter une couverture personnalisée ou des intercalaires pour mieux organiser leurs contenus.
Les documents visuels et créatifs trouveront, eux, toute leur place dans un classeur A3.
Prendre en compte l’usage quotidien ou ponctuel
La fréquence d’utilisation est un facteur clé dans le choix d’un classeur.
- Pour un usage quotidien, choisissez un classeur souple. Constitués de deux ou de quatre anneaux ronds, les classeurs souples correspondent à un usage nomade plus qu'un usage d'archivage. Ils vous suivront facilement en réunion par exemple !
- Pour un usage ponctuel, misez plutôt sur un classeur rigide. Faits de carton ou de matière plastique, ces classeurs sont parfaits pour archiver ou protéger vos différents documents.
Astuces pour s'organiser avec des classeurs
Vous avez choisi votre classeur, félicitations ! Encore faut-il l’utiliser correctement pour gagner en efficacité. Voici quelques astuces simples à adopter sans tarder.
Bien utiliser les intercalaires et étiquettes
Ils nous rappellent nos années d’école et ils sont indispensables : les intercalaires ! Ces astucieux séparateurs vont permettre de hiérarchiser au mieux vos documents que ce soit par thématique ou par chronologie. Un excellent outil pour trouver facilement tel ou tel document dans un classeur bien fourni.
Pensez également à ajouter des étiquettes sur la tranche de votre classeur pour l’identifier facilement sur une étagère et de glisser vos documents dans des pochettes transparentes pour une meilleure conversation dans le temps.
Comment optimiser le rangement et l’espace avec vos classeurs ?
Qui dit organisation optimale, dit bonnes pratiques à adopter. Au menu :
- Dites non à l’accumulation en classant régulièrement vos documents.
- Mettez de la couleur dans votre organisation : par exemple, un classeur rouge pour les documents administratifs, un noir pour les factures et un bleu pour les projets créatifs. Mais libre à vous de choisir des couleurs plus vibrantes !
- Voyez grand : optez pour des classeurs maxi pour regrouper un max de documents.