Quel destructeur de document choisir ? Guide d'achat
Niveau de sécurité, fréquence d'utilisation, bruit... Pour choisir votre destructeur de bureau, la confidentialité n'est pas le seul critère à retenir. Vous trouverez ici les informations indispensables pour vous aider à sélectionner le destructeur le plus adapté à vos besoins. Suivez le guide !
Sommaire
Ce que dit la loi
Depuis le 25 mai 2018, la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (du 6 janvier 1978) est renforcée par le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD). Ce règlement vise à améliorer la sécurité des données personnelles des individus (qu'elles soient sur papier ou en format numérique). Toute entreprise ou administration qui traite des données doit donc désormais en assurer la sécurité que ce soit pour la collecte, le stockage, l'utilisation mais aussi la bonne destruction de ces données. En cas de non-respect du règlement, l'entreprise peut encourir jusqu'à 20 millions d'euros de pénalités.
1 - Les coupes et niveaux de sécurité des destructeurs
Le principal critère à prendre en compte pour choisir votre destructeur de papier est sans doute le niveau de sécurité que vous souhaitez atteindre. On compte 7 niveaux sur l'échelle de confidentialité de la norme internationale DIN, du plus basique (DIN P-1) au plus performant (DIN P-7). C'est d'abord au type, puis à la taille de coupe, que vous devez être attentifs.
Coupe fibre : niveau de sécurité p-1 et p-2
Pour la destruction des papiers courants, une coupe fibre (aussi appelée coupe droite) suffit. Les destructeurs de ce type transforment vos documents en lamelles plus ou moins fines. Pour les documents les moins sensibles, choisissez des appareils de niveau P-1. Pour vos documents de travail, vos documents financiers ou vos reçus de carte bancaire, préférez le niveau P-2.
Coupe croisée : niveau de sécurité p-3 et p-4
Les destructeurs à coupe croisée assurent une confidentialité supérieure en transformant vos documents en confettis. La taille des confettis varie, là encore, en fonction du niveau de sécurité souhaité : une coupe P-4 produira de plus petits confettis qu’une coupe P-3. Les deux niveaux sont adaptés à la destruction des documents véritablement stratégiques ou personnels tels que les données de vente, passeports ou infos salariales.
Coupe micro : niveau de sécurité p-5, p-6 et p-7
Les destructeurs à coupe micro assurent une confidentialité totale et permet de réduire de 5 à 7 fois le volume des déchets. De niveaux P-5, P-6 et P-7, les destructeurs à coupe micro sont donc idéals pour les documents classés respectivement « très confidentiel » jusqu’à « secret défense », dont la diffusion mettrait votre entreprise ou votre administration en danger.
2 - Les types de documents à détruire
Pour choisir le bon destructeur, vous devez aussi penser aux types de documents que l'appareil devra supprimer.
Détruire le papier, les trombones et agrafes
Pour information, chez Bruneau, tous les modèles sont capables de détruire, en plus du papier, les trombones et les agrafes. Cela permet de gagner un temps considérable.
Détruire toutes les cartes (bancaires, vitales, etc.)
Afin de pouvoir détruire tout type de cartes (et leurs puces électroniques) en toute sécurité, orientez votre choix vers un modèle adapté.
Détruire les CD/DVD
Grâce à un mécanisme spécifique, certains modèles de destructeurs sont capables de détruire des CD et DVD.
Détruire les passeports
Pour éviter toute fraude ou usurpation d’identité, les passeports doivent être détruits, eux aussi, en bonne et due forme.
3 - La fréquence et le volume de destruction
Pour 1 à 2 utilisateurs et un faible volume de pages à détruire quotidiennement, orientez-vous vers un destructeur individuel occasionnel, avec une corbeille de moins de 30 litres.
Pour 1 à 2 utilisateurs et un fort volume de pages à détruire quotidiennement, choisissez plutôt un destructeur individuel intensif, avec une corbeille comprise entre 30 et 55 litres.
Pour 5 à 10 utilisateurs et un fort volume de page à détruire quotidiennement, ou pour plus de 10 utilisateurs, optez enfin pour un destructeur collectif intensif, avec une corbeille de plus de 80 litres.
4 - La capacité et vitesse de passage des destructeurs
Si vous avez besoin de détruire rapidement plusieurs pages, pensez aussi à regarder :
- La capacité de passage : c'est le nombre de feuilles (80 g/m²) qui peuvent être introduites en une fois dans le destructeur.
- La largeur d'entrée : c'est la taille de la fente dans laquelle le papier est inséré.
- La vitesse de destruction : c'est la vitesse à laquelle le papier passe à travers le destructeur de documents. Elle varie en fonction de la quantité de papier inséré en un seul passage et du grammage du papier introduit dans la fente de destruction.
5 - Le niveau sonore des destructeurs de document
Les destructeurs les moins chers du marché sont particulièrement bruyants, avec des niveaux sonores qui avoisinent ou dépassent les 70 décibels. Pour de rares utilisations, ce critère de choix n'est pas le premier, mais il devient vite incontournable dès que l'appareil est employé fréquemment, ou qu'il se trouve au milieu d'un open space.
Pour vous simplifier votre choix, Bruneau met systématiquement en avant le niveau sonore de ses appareils.
6 - Les fonctions automatiques des destructeurs de papier
Le niveau de sécurité et la fréquence d'utilisation sont sans doute les deux critères les plus importants pour choisir le destructeur de papier dont vous avez besoin. Mais rien ne vous empêche d'aller plus loin ! Vous trouverez ici certaines des fonctionnalités qui pourraient, en raison de leur praticité ou de leur sécurité, influencer votre choix.
Protection utilisateur : arrête automatiquement le destructeur de documents dès que les capteurs sentent qu'une source de chaleur, par exemple une main, approche de la fente de l'appareil.
Entretien automatique : lubrifie automatiquement les cylindres de coupe du destructeur, ce qui améliore le découpage et allonge la durée de vie de l'appareil.
Marche arrière : facilite le retrait des documents du destructeur en cas de bourrage.
Arrêt automatique : arrête automatiquement le destructeur lors du passage d'une quantité excessive de papier dans la fente.
Bouton de destruction rapide : permet d'augmenter la vitesse de destruction de l'appareil.
Démarrage automatique : détecte la feuille et enclenche automatiquement la destruction.
Mise en veille automatique : met l'appareil en veille après une période d'inactivité, ce qui permet de réaliser des économies d'énergie et de prolonger la durée de vie du destructeur en évitant tout risque de surchauffe.
Consommables : pensez-y !
Pour bien entretenir vos destructeurs de documents, pensez aux produits d’entretien tels que l’huile lubrifiante ou les feuilles lubrifiantes. Elles permettront de faire durer votre équipement plus longtemps. Et n’oubliez pas non plus les sacs de récupération des déchets !