Pourquoi s'équiper d'un standard téléphonique professionnel ?

Un standard téléphonique est un système qui permet de gérer plusieurs communications en même temps, tout en disposant d'un numéro de téléphone unique. C'est pratique et indispensable pour être efficace et satisfaire ses clients. On vous explique tout.

Perdre un appel, c'est perdre un client

Un message enregistré irritant du type « Veuillez ne pas quitter, nous allons donner suite à votre appel », une ligne qui sonne dans le vide ou désespérément occupée… Autant de situations susceptibles de faire perdre une affaire à l'entreprise. Rappelons qu'il suffit de 3 sonneries à un client pour s'impatienter, et de 5 pour qu'il raccroche ! D'où l'intérêt pour les entreprises, quelles qu'elles soient, de disposer d'un système permettant de gérer et d'orienter plusieurs appels en même temps. C'est l'avantage majeur des standards téléphoniques d'entreprise.

Les grandes entreprises s'en sont largement dotées mais rappelons que le standard téléphonique est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C'est d'autant plus facile aujourd'hui que l'innovation technologique a fait émerger de nouveaux modèles moins onéreux et plus performants.

Les avantages du standard téléphonique

S'équiper d'un standard téléphonique est une véritable source d'optimisation des process et des coûts. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités facilitatrices.

POUR L'ACCUEIL

• Numéro d'accueil : unique et facile à mémoriser, ce numéro vous permet de gérer vos appels entrants facilement.
• Musique d'attente : personnalisez vos messages et musiques d'attente à l'image de votre entreprise.
• Serveur vocal interactif : redirigez l'appel vers un service ou une personne grâce à un menu vocal (« tapez 1 », « tapez 2 »...).
• Routage horaire : établissez un planning horaire et des jours d'ouverture pour distribuer vos appels.
• Pré-décroché : afin d'éviter de perdre des appels, mettez en place le pré-décrochage automatique qui permet une prise en charge dès la première sonnerie.
• Renvoi d'appel : renvoyez automatiquement un appel destiné à votre poste vers n'importe quel numéro.
• Numérotation abrégée : optez pour la numérotation raccourcie, 4 chiffres au lieu de 10, et gagnez du temps en interne pour joindre un collaborateur ou pour transférer un appel.
• Groupe d'appels : faites sonner plusieurs postes de manière simultanée ou les uns après les autres afin de diriger les appels d'un numéro vers plusieurs lignes.

POUR LA GESTION DES APPELS

• Annuaire : créez et actualisez vos fiches contact détaillées et organisez vos lignes par service.
• Journal d'appels : prenez connaissance de vos appels émis, reçus et manqués.
• Appels simultanés : même quand votre ligne est déjà occupée, recevez d'autres appels en même temps.