Les réunions à distance : les possibilités

Les nouvelles technologies ont remodelé en profondeur la pratique professionnelle des salariés concernant les réunions. De la télécommunication à la téléprésence, il n'y a qu'un pas !

Dans quels cas proposer une réunion à distance ?

La réunion à distance est pertinente si vous devez aborder un sujet précis, court (45 min maxi) et impliquant un échange sur support partagé. Elle peut aussi se révéler plus conviviale que le téléphone pour féliciter une personne éloignée, ou la recadrer discrètement. Plus généralement, elle s'impose si vos collaborateurs extérieurs vont passer plus de temps en transport qu'à la réunion elle-même. La téléprésence offre alors à chacun un gain de temps, d'argent et de confort.

La visioconférence : la plus technique

Relayée par streaming vidéo HD, la visioconférence permet aux participants de voir l'animateur agir devant un support. Conviviale, cette technique relie jusqu'à 100 intervenants tous terminaux confondus et comprend un archivage des sessions, des outils d'annotation, etc. Toutefois, elle requiert des instruments performants, comme une salle équipée, ou le recours à un service dédié.

La webconférence : la plus studieuse

Un animateur adresse un lien par e-mail aux participants qui se connectent à l'heure dite, sur le site d'un hébergeur. Ils entrent leur mot de passe et rejoignent la session ouverte. Ici, priorité est donnée à un écran commun. La webconférence (ou webinaire) est donc propice aux informations descendantes de type formation, MOOC (cours en ligne), message de la direction, etc. Pour assurer sécurité et capacité, le recours à un prestataire est là aussi souvent indispensable.

L'appel vidéo de groupe : le plus interactif

Le chat vidéo est la formule la plus conviviale et la moins coûteuse (souvent gratuite). Les intervenants téléchargent une application (Skype, Hangouts, Oovoo, etc.) et un animateur lance l'appel groupé. Chacun peut voir, écouter, parler et échanger des documents : bref, participer, même depuis son mobile !

Allié à un outil collaboratif de type Google Doc, Murally, Mindmapper, l'appel vidéo permet de travailler sur un support en ligne, simultanément. Certaines applis proposent même une traduction instantanée des échanges

Seul bémol : la connexion doit être bonne, le nombre de participants peu élevé (10 maxi) et le silence imposé dans les bureaux.

Prêt ?