Équiper une salle de réunion en 3 étapes
On passe 40 ans de notre vie en moyenne au bureau, dont 16 années consacrées uniquement aux réunions ! À l'évidence, cet espace de travail collectif se doit d'être confortable et bien pensé... Voici quelques conseils pour aménager au mieux votre salle de réunion, haut lieu d'effervescence et de remue-méninges 🙂
1 - Bien gérer l'espace de la salle de réunion
Avant de se lancer bille en tête dans l'achat de mobilier, réfléchissez à la configuration de la pièce que vous souhaitez transformer en salle de réunion. L'aménagement va dépendre de plusieurs critères : la surface totale bien sûr, le nombre maximum de personnes à accueillir, la taille des plans de travail, le mobilier annexe souhaité… L'idée étant que cette pièce soit suffisamment grande et spacieuse pour que chacun puisse circuler librement autour de la table et des murs alentours.
Autre point important à prendre en compte en amont : l'espace personnel. Pour des échanges sereins et dynamiques, pas question d'être collés serrés comme des sardines ! Une salle de réunion doit être agréable et respecter l'espace vital de chacun. Pour cela, comptez au moins 60 cm par personne assise en position d'écoute, et 60 à 70 cm par personne assise en situation de travail (prise de notes, utilisation d'un ordinateur portable...). Pour le confort de tous, l'installation d'un système de ventilation est également recommandée pour l'été, et un bon chauffage pour l'hiver. Rien de tel qu'une chaleur étouffante ou des doigts gelés pour assommer les neurones...
Le système d'éclairage doit lui aussi contribuer à favoriser la concentration et une bonne visibilité dans toutes les situations. Privilégiez si possible un éclairage général direct avec une lumière proche de la lumière naturelle.
2 - Choisir le mobilier de réunion
Les sièges de réunion
Que ce soient des réunions d'échange, de présentation, de brainstorming… peu importe ! Pour qu'elles se déroulent dans les meilleures conditions possibles, il est important que vos invités soient bien installés… et cela passe en priorité par des assises confortables. Pour des sièges utilisés de manière occasionnelle, une qualité standard peut suffire. Mais dès que la réunion dépasse une heure : ouille ouille ouille ! Préférez donc investir dès le départ dans des chaises de réunion avec garnissage. Car si vos invités focalisent sur l'inconfort de leur popotin (qui par ricochet se transforme rapidement en mal de dos), il est quasi certain que leur concentration ne sera pas optimale...
La table de réunion
Elle est clé ! Elle doit être la plus conviviale possible pour que les participants se sentent à l'aise. Votre choix se fera en fonction de vos besoins et de l'espace dont vous disposez. Une petite table de réunion carrée, ronde, ovale, modulaire… Une table de réunion en bois… en verre… Il existe un large éventail de choix des formes mais aussi des matières… Pour bien choisir votre table de réunion, il y a donc différents critères à prendre en compte : les dimensions, la modularité, la connectivité, le standing. Prenez le temps de vous poser les bonnes questions avant l'achat.
Les rangements
Une salle de réunion doit être rangée. Des installations mobiles peuvent se glisser sous la table de réunion ou bien prévoyez des meubles de rangement, comme des armoires à portes coulissantes ou des étagères murales.
Comme, dans les faits, l'entreprise ne dispose pas forcément de suffisamment de place pour démultiplier les salles de rencontre, la solution peut être de jouer sur la modularité du mobilier, en choisissant des articles susceptibles de s'adapter facilement aux besoins du moment : mobilier démontable, empilable, à roulettes, des luminaires avec variateur, etc.
Zoom sur les espaces de réunion informels
Il n'y a pas que les réunions dans la vie !
Il y a aussi les réunions informelles et impromptues 🙂
Le plus souvent, elles ont lieu au coin d'un bureau, dans le couloir, les escaliers, l'ascenseur, le parking, les toilettes, devant la machine à café*... Bref. Toutes les occasions sont bonnes quand on croise un collègue pour se tenir informé de l'avancement d'un projet ou d'une demande.
Pour cela, les entreprises aménagent de plus en plus de petits espaces de réunion à l'intérieur même des open space pour faciliter ces échanges. On aperçoit aussi de plus en plus des tables hautes dans le paysage du mobilier professionnel car elles permettent de brèves réunions assis ou debout improvisées.
* Selon la 3ème édition de l'Observatoire de la vie des Français au bureau réalisée par Kantar TNS pour Bruneau.
3 - Prévoir accessoires et des outils de travail adaptés
Une réunion de créativité, une séance en groupe de travail ?
Pour vos sessions de remue-méninges, il existe maintenant des solutions innovantes et très sympas pour dynamiser vos réunions : chevalets de table, murs d'écriture mobiles, tableaux blancs, post-it géants… et accessoirement, prévoyez aussi un bon animateur capable de tenir tout ce petit monde en haleine ! Veillez aussi à optimiser l'espace de circulation car les participants, souvent agités au cours des brainstormings, seront très certainement amenés à se déplacer pendant la réunion.
Côté bien-être, vous pouvez également mettre à disposition une fontaine à eau, une cafetière et autre théière pour pouvoir faire des pauses informelles et conviviales durant les réunions.
Une réunion de présentation, une visioconférence ?
Les réunions de présentations sont parfois soporifiques, mais si la salle de réunion est agréable, c'est déjà un bon point de départ ! Vous pouvez fixer un vidéoprojecteur au plafond ou sur un pan de mur. Il faut donc prévoir un emplacement pour un écran : en général, on le place à l'une des extrémités de la table de réunion à une distance idéale d'au moins 1,50 m de celle-ci.
L'accent doit être mis sur la visibilité de l'intervenant, notamment grâce à un bon éclairage et à un système de sonorisation adéquat. Petit détail (qui n'en n'est pas un) : il est important d'équiper la salle de suffisamment de prises de courant et d'accès au réseau pour éviter les déconvenues.
Attention, si vous suivez tous ces conseils, vous risquez d'attraper une belle réunionite aigüe !