Comment gérer une armoire à fournitures ?

« Armoire, ma belle armoire… dis-moi comment te choisir ? » Comme pour tout choix de mobilier, il s'agit d'abord de répondre à quelques questions d'ordre pratique et logistique :

De quelle quantité de fournitures a-t-on besoin ?
Quelle est la fréquence de commande de fournitures (et de renouvellement de stock) ?
De quel espace dispose-t-on ?
Faut-il limiter l'accès aux fournitures ?
Côté esthétique, dans quel type d'espace et d'ambiance l'armoire doit-elle s'intégrer ?

Selon vos réponses, vous pourrez vous orienter vers différents produits :

Les grandes armoires : robustes, elles peuvent accueillir jusqu'à 110 kg par tablette et arborent de jolies finitions design. Elles sont disponibles en une multitude de coloris et de matières. L'idéal pour la mettre au look de votre bureau 🙂
Les armoires basses ou les armoires comptoir : peu encombrantes, elles contiennent cependant moins de fournitures et obligent alors à un renouvellement des stocks plus rapide.
Les portes : battantes, à rideaux, pliantes, coulissantes… Il convient de voir l'espace dont vous disposez pour faire le meilleur choix.
La fermeture : avec ou sans clé, tout dépend de l'accès que vous souhaitez donner, c'est vous qui décidez !
L'intérieur : choisissez-le modulable pour régler la hauteur de vos tablettes selon vos besoins.

S'il y a certaines personnes qui ont un don pour le rangement, il y a aussi de nombreux pros… du désordre ! Pour éviter que votre armoire à fournitures ne devienne un bazar à fournitures, pensez à disposer les fournitures en fonction de leur fréquence d'usage :

En haut de l'armoire : les objets légers peu utilisés
À portée de main : les fournitures courantes
En bas de l'armoire : les objets plus lourds et moins utilisés.

Et pour organiser tout ça, voici quelques conseils :

La grande papeterie de classement (chemises, pochettes, trieurs…) -> Destination les range-revues ou les blocs de classement à cases.
Les petites fournitures (gommes, rubans adhésifs, agrafes…) -> Allez zou, on met tout dans des petites boîtes.
Les crayons, surligneurs et stylos -> Eh hop, direction un module de rangement à tiroirs !

Tout est bien rangé ? Bien joué ! N'oubliez pas cependant de bien étiqueter les différents contenants (boîtes, tiroirs, porte-revues…), cela vous permettra de gagner un temps précieux lors de vos recherches et inventaires.

Tout va dépendre, bien évidemment, de la taille de votre structure d'entreprise. Si vous êtes seulement une dizaine de salariés, mettre en place un process pourrait vous faire perdre plus de temps qu'en gagner. Mais si vous faites partie d'une plus grande équipe et avez besoin de contrôler davantage le stock de fournitures, voici une méthode testée et approuvée par de nombreuses entreprises :

Instaurez un système de demande « officielle » de fournitures : cela peut se faire par e-mail ou par formulaire papier. L'idée est de garder une trace des demandes pour simplifier la mise à jour de votre inventaire (et de faire la chasse aux dépenses inutiles).
Créez un tableau Excel regroupant la date, le libellé du produit, sa référence, les quantités d'entrées et de sorties de stock. Vous pouvez ajouter une colonne « Demande effectuée par » pour pouvoir faire des statistiques par département le cas échéant. Ce fichier nécessite une mise à jour régulière mais vous aidera à y voir plus clair dans votre stock et facilitera vos prochaines commandes.
Si vous n'avez pas le temps de faire de nombreuses mises à jour, regroupez et effectuez les commandes une seule fois par mois par exemple.
Enfin, pour éviter tout laisser-aller, restreignez l'accès aux fournitures à une ou deux personnes (et choisissez une armoire à clé si nécessaire).

Comment gérer une armoire à fournitures ?

Quelle armoire choisir pour les fournitures de bureau ?

Comment ranger les fournitures dans l'armoire ?

Comment gérer les entrées et sorties de stock de fournitures ?

Astuce