Comment aménager une salle d'archives ?
La salle d'archives : un lieu de poussière ? Que nenni ! Du balai les préjugés ! L'archivage et le stockage répondent à plusieurs enjeux essentiels dans la vie de l'entreprise. Et si on jetait un coup d'oeil à leur aménagement ?
Pourquoi prendre soin des archives ?
Dans les films, on voit souvent les salles d'archives représentées par d'anciennes bibliothèques poussiéreuses dans lesquelles de savants philosophes ont laissé leur empreinte. Mais, bien loin des clichés romanesques, les enjeux de l'archivage sont réels et nombreux.
- Des enjeux juridiques : en France, la loi oblige les entreprises à conserver leurs archives pendant une durée minimale variable selon le type de document.
- Des enjeux de sécurité : tel un garde du corps, l'archivage assure la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations sensibles.
- Des enjeux financiers : un archivage efficace et bien pensé permet de gagner de la place et du temps... Et comme le temps c'est de l'argent, il permet aussi de faire de belles économies.
- Des enjeux technologiques : l'informatique et la numérisation des documents ne dispensent pas d'archivage. Le stockage numérique, la pérennité et la sécurité des données sont aussi des problématiques très actuelles.
- Des enjeux historiques : Certaines archives ont une valeur patrimoniale et pourront être valorisées dans le futur. Pensez-y, votre entreprise pourrait devenir la grande institution de demain 😉
Comment s'y prendre ?
Il suffit d'y aller étape par étape :
- Pour optimiser la conservation des documents : on installe les archives dans un local bien isolé, ni trop froid ni trop humide (taux d'humidité optimal situé entre 45 et 55%).
- La bonne idée anti-souci : on équipe le local de mesures anti-incendie et on ne place surtout pas les rayonnages sous une conduite d'eau, pour éviter les inondations.
- En mode vampire : Si la pièce est dotée de fenêtres, on installe des stores occultants pour empêcher le soleil de frapper directement les documents. De même, l'éclairage ne doit pas dépasser 150 lux, pour préserver le papier le plus longtemps possible.
Quels rayonnages choisir ?
Maintenant que l'on sait comment agencer une salle d'archives, il faut l'équiper. Voici donc un petit topo sur les rayonnages.
- Rayonnage simple ou double accès : Le choix va dépendre des m2 disponibles et de l'organisation de l'espace.
- Important : on opte pour des supports métalliques avec traitement anticorrosion (peinture époxy ou acier galvanisé).
- Attention à la profondeur : On doit pouvoir y stocker tout type de document : classeurs, dossiers, caisses.
- Le stress des kilos en trop : Sachez que vous pouvez mettre jusqu'à 200 kg de caisses et cartons d'archives par niveau de tablette.
Pour vous aider dans le choix de vos rayonnages, consultez notre guide d'achat .