Comment aménager un open space ?

Si la première génération d'open spaces était synonyme de bruit et de manque d'intimité, le mobilier parvient désormais à faire concilier bien-être et productivité, et ce, même dans un bureau collectif. Mais encore faut-il bien l'aménager. Disposition des bureaux, cloisons, normes… on vous dit tout !

1 - Respecter les normes de l'open space

En France, de nombreux salariés travaillent en open space et ce n'est pas un hasard ! Cette configuration présente de nombreux avantages : gain de place, économies d'argent, communication accrue et cohésion d'équipe pour n'en citer que quelques-uns. Mais il y a un « mais », le travail en open space amène souvent du bruit ambiant, une perte d'intimité et de concentration...

C'est pourquoi la norme NF X 35-102 recommande un espace minimum de :

• 10 m² pour 1 personne seule
• 11 m² par personne dans un bureau collectif (soit 22 m² pour 2 personnes, etc.)
• 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple).

S'il s'agit d'un bureau collectif, il est recommandé de ne pas dépasser 5 personnes correspondant à un groupe de travail homogène (objectifs et commandement communs, type de tâches proches, stabilité du groupe...).

Maintenant, si l'on passait à l'action ?

2 - Jouer la modularite et gagner de la place

Si l'on veut qu'un open space soit fonctionnel et agréable à vivre, il convient de pouvoir moduler facilement l'espace selon les besoins, les remaniements d'équipe, les arrivées... Pour cela, que l'on se rassure : plusieurs solutions peuvent venir à la rescousse !

• Choisissez des bureaux aux formes simples
  Les formes ovales ou trop arrondies, on oublie ! Évidemment, tout dépend de la place dont vous disposez mais, pour info, les plateaux qui ont fait leurs preuves en open space sont plutôt rectangulaires (avec ou sans retour). Si vous avez besoin de plus de profondeur, optez pour un bureau compact creusé, vous verrez, ils vous aideront à gagner de précieux centimètres carrés.
• Privilégier des caissons mobiles
  Peu encombrants et faciles à déplacer grâce à leurs roulettes, ils se plient à vos besoins ! En plus, certains sont équipés d'un coussin pour pouvoir improviser de petites réunions informelles. Bien vu !

3 - Favoriser la communication et préserver la concentration

Les va-et-vient permanents peuvent rapidement devenir pesants en open space. Pensez à optimiser la circulation en réfléchissant en amont à l'agencement des différents espaces. Installez des boxes privés et des salles de réunion en prenant soin de les rendre accessibles à tous. Ces espaces sont indispensables pour préserver la confidentialité des échanges téléphoniques par exemple, ou pour tenir une réunion informelle sans être embêté par la présence de ses collègues.

Quelques idées concrètes :

• Une petite table ronde disposée dans un coin de l'open space permet à deux ou trois personnes d'échanger en toute tranquillité, sans gêner tout le bureau.
• Des chauffeuses ou des canapés acoustiques à l'accueil sont parfaits pour un rendez-vous téléphonique ou pour une réunion informelle.
• Une table haute ou un guéridon en cafétéria vous donne l'occasion de discuter tranquillement autour d'un café.

4 - Étouffer le bruit, recréer l'intimité

« L'enfer c'est les autres » disait Dante et c'est un fait : le bruit ambiant vient surtout des autres. Discussions autour de soi, collègues au téléphone, sonneries de téléphone… si 65% des employés de bureau s'y sont habitués, 19% déclarent que ça les rend fous !* Le manque d'intimité est donc - sans surprise - l'un des premiers griefs relevés par les Français à l'encontre des open spaces. Pour retrouver un peu de sérénité, voici plusieurs astuces faciles à installer et peu coûteuses.

• Des cloisons amovibles permettent de séparer l'espace pour recréer, par exemple, des zones par département ou métier selon l'organisation de votre entreprise. Ces structures extrêmement modulables sont disponibles dans un large choix de dimensions et de matières, selon le degré d'isolation phonique, d'intimité ou de luminosité recherché.
• Des panneaux écrans sont parfaits pour redonner un peu d'intimité notamment à des bureaux disposés en linéaire. En plus, ils créent une surface d'affichage (et de personnalisation) supplémentaire !
• Des plantes vertes et des casiers de rangement déco peuvent jouer un rôle séparateur (qui en est - paradoxalement - plus fédérateur), pensez-y !

On espère que ces nombreux conseils et solutions mobilier vous aideront à bien vivre (et travailler bien sûr !) en open space.