Aménagement open space : nos conseils pratiques
Si la première génération d'open spaces était synonyme de bruit et de manque d'intimité, le mobilier parvient désormais à faire concilier bien-être et productivité, et ce, même dans un bureau collectif. Mais encore faut-il bien l'aménager. Disposition des bureaux, cloisons, normes… on vous dit tout !
Pourquoi bien aménager un open space est crucial ?
Rester efficace en open space n’est pas une mince affaire ! Bien l’aménager présente donc de nombreux avantages…
Les avantages d’un open space bien pensé
S’il est bien pensé, un open space offre de nombreux atouts pour l’entreprise et ses salariés. Pourquoi ? Parce qu’il stimule les échanges entre les collègues, et avec eux, la créativité et le travail d’équipe. Mais ce n’est pas tout ! Un environnement sympa et réfléchi dope le moral des troupes et renforce leur fierté d’appartenance.
Et côté confort, rien de tel qu’un mobilier au top – comme des chaises de bureau ergonomiques – pour assurer bien-être et productivité.
Bref, quand chaque poste de travail est conçu avec soin, les collaborateurs se sentent chouchoutés et valorisés.
Les risques d’un aménagement mal adapté
À l’inverse, un open space mal agencé peut devenir une vraie galère. Entre les bruits des claviers ou des manipulations des fournitures de bureau, les discussions à haute voix et le manque de confidentialité, la concentration est mise à rude épreuve. Résultat : la productivité en prend un coup, et certains collègues peuvent vouloir fuir vers d’autres horizons.
L'absence d'espaces définis pour les réunions ou de coins détente peut rapidement créer des tensions au sein de l'équipe. Investir dans du mobilier adapté et de qualité, et réfléchir à l’aménagement des lieux avec soin sont des étapes cruciales pour prévenir ces désagréments.
Les principes clés pour un aménagement réussi
L'open space, un casse-tête pour les entreprises ? Que nenni ! En respectant quelques principes clés, il devient un atout pour le bien-être des collaborateurs et la productivité de l'équipe.
Respecter les normes et la réglementation
En France, de nombreux salariés travaillent en open space et ce n'est pas un hasard ! Cette configuration présente de nombreux avantages : gain de place, économies d'argent, communication accrue et cohésion d'équipe pour n'en citer que quelques-uns. Mais il y a un « mais », le travail en open space amène souvent du bruit ambiant, une perte d'intimité et de concentration...
Pour aménager un open space dans les règles de l’art, il faut se conformer aux normes en vigueur :
- la surface par salarié : la norme NF X 35-102 recommande un espace minimum de 10 m² pour 1 personne seule, 11 m² par personne dans un bureau collectif (soit 22 m² pour 2 personnes, etc.) et 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple)
- le nombre de postes de travail et les espaces de circulation : 10 dans un open space avec des espaces de circulation de 80 cm de largeur minimum pour le passage d'une personne
- la sécurité : les installations électriques doivent être sécurisées et des mesures de prévention contre les incendies doivent être mises en place
- l’accessibilité aux personnes en situation de handicap
- sans oublier : la qualité de l’air, la température et l’acoustique
Privilégier le mobilier modulable et ergonomique
Si l'on veut qu'un open space soit fonctionnel et agréable à vivre, il convient de pouvoir moduler facilement l'espace selon les besoins, les remaniements d'équipe, les arrivées… Pour cela, que l'on se rassure : plusieurs solutions peuvent venir à la rescousse !
Offrez un confort optimal à vos collaborateurs avec des bureaux aux formes simples (les formes ovales ou trop arrondies, on oublie !) et des chaises ergonomiques qui s’adapteront à leurs besoins. Les solutions modulables, comme les bureaux partagés ou les bureaux assis-debout, sont aussi à privilégier, car ils sont d’une grande flexibilité.
Misez également sur des caissons mobiles. Peu encombrants et faciles à déplacer grâce à leurs roulettes, ils se plient à vos besoins ! En plus, certains sont équipés d'un coussin pour pouvoir improviser de petites réunions informelles. Bien vu !
Enfin, pour garder l’espace de travail organisé et éviter le désordre (le risque quand plusieurs personnes travaillent dans le même espace…), optez pour des meubles de rangement adapté.
Zoom sur les dispositions de bureaux en open space
En linéaire, en rosace ou en marguerite... Ces trois dispositions de bureaux offrent une bonne communication visuelle entre les membres d'une équipe.
À noter que la disposition marguerite vous fait une fleur supplémentaire : elle vous permet de gagner en profondeur passant ainsi la surface moyenne par personne de 5 m2 à 6 m2. Par quelle magie ? Tout simplement en utilisant des bureaux aux plateaux creusés 😉
Optimiser la luminosité et l’acoustique
La lumière naturelle est ce qu’il y a de mieux pour donner la pêche et améliorer l’humeur. Alors autant que possible, les postes de travail doivent être disposés de manière à profiter pleinement de la luminosité sans être éblouis. Si malgré tous vos efforts d’aménagement, quelques reflets persistent, il est toujours possible d’acheter des filtres pour écrans d’ordinateur.
« L'enfer c'est les autres », disait Dante et c'est un fait : le bruit ambiant vient surtout des autres. Discussions autour de soi, collègues au téléphone, sonneries de téléphone… si 65 % des employés de bureau s'y sont habitués, 19 % déclarent que ça les rend fous ! Le manque d'intimité est donc — sans surprise — l'un des premiers griefs relevés par les Français à l'encontre des open spaces.
Pour y remédier, l’utilisation de panneaux écrans acoustiques est souvent une solution efficace qui contribue à réduire les bruits parasites. Optez aussi pour des cloisons de bureau amovibles qui permettent de séparer l'espace pour recréer, par exemple, des zones par service ou métier selon l'organisation de votre entreprise. Ces structures extrêmement modulables sont disponibles dans un large choix de dimensions et de matières, selon le degré d'isolation phonique, d'intimité ou de luminosité recherché.
Idées pratiques pour un open space fonctionnel
Créer des zones collaboratives et de concentration
Pour un open space réussi, la recette est de trouver le bon équilibre entre des espaces collaboratifs et des zones de travail individuel.
Quelques idées concrètes :
- Une petite table de réunion ronde disposée dans un coin de l'open space permet à deux ou trois personnes d'échanger en toute tranquillité, sans gêner tout le bureau.
- Des fauteuils, canapés, poufs à l'accueil sont parfaits pour un rendez-vous téléphonique.
- Une table haute ou un guéridon en cafétéria vous donne l'occasion de discuter tranquillement autour d'un café.
Pour des projets plus confidentiels ou qui nécessitent une concentration de tous les instants, misez sur des petites cabines insonorisées ou installez des boxes privés, en prenant soin de les rendre accessibles à tous. Ces espaces sont indispensables pour préserver la confidentialité des échanges téléphoniques, ou pour tenir une réunion informelle sans être embêté par la présence de ses collègues.
Des panneaux écrans sont aussi parfaits pour redonner un peu d'intimité, notamment à des bureaux disposés en linéaire. En plus, ils créent une surface d'affichage (et de personnalisation) supplémentaire !
Intégrer des espaces de détente pour le bien-être
Après des sessions de travail intensives ou des longues réunions, le cerveau a besoin d’une pause bien méritée pour souffler. Cela peut paraître un défi lorsqu’on travaille en open space, et pourtant !
Pensez à aménager des coins cosy avec des sièges très confortables, voire des éléments ludiques comme des babyfoots ou une petite bibliothèque. Le must pour relâcher la pression !
Personnaliser l’espace avec des éléments décoratifs
Dernière étape et non des moindres, pour rendre l’open space plus accueillant, pensez à intégrer des petites touches de décoration. Des plantes vertes, des casiers de rangement stylés, des affiches, des tableaux, des photos funs de l’équipe et plein d’autres accessoires apporteront une atmosphère chaleureuse et motivante.
Vous pouvez aussi jouer sur le design des meubles pour refléter les valeurs de votre entreprise. Un mobilier moderne et épuré ? Pas de doute, votre entreprise s'inscrit dans une démarche d'innovation. Un style scandinave, avec du bois clair et des lignes douces ? Elle met plutôt la créativité et l’échange au premier plan.
On espère que ces nombreux conseils et solutions mobilier vous aideront à bien vivre (et travailler bien sûr !) en open space.