À chaque document son enveloppe - Guide d'achat
Envois commerciaux, volumineux, lourds ou fragiles... Pour que tous vos envois (courrier et objet) arrivent à bon port et en bon état, il convient de bien choisir ses enveloppes et pochettes. Zoom sur les vedettes du service courrier.
Si en amour, on dit qu’il faut savoir trouver chaussure à son pied, au bureau, il faut savoir aussi trouver enveloppe à son courrier… Et force est de constater qu’avec tous les modèles existants, pas facile de s’y retrouver. Heureusement, on est là pour jouer les entremetteurs 😉
Quelle est la différence entre pochette et enveloppe ?
Excellente question… On s’imagine souvent une pochette de type kraft dédiée aux envois standard et une enveloppe blanche élégante… A-t-on raison ? Pas vraiment ! La différence se situe tout simplement au niveau de la patte de fermeture. Sur une enveloppe, la patte de fermeture est sur le côté le plus long, alors que sur une pochette, elle se positionne sur le côté le plus court.
Quel format d’enveloppes pour quel format de document ?
À moins d’être un pro du pliage (ou un fan des origamis), il n’est pas toujours évident de savoir quel format de document rentre dans quel format d’enveloppe.
Bonne nouvelle, les formats respectent pour la plupart (y’a toujours des petits rebelles !) les normes internationales ISO 216 et 269. Ça ne vous aide pas ? Voici une astuce mnémotechnique :
- Une enveloppe C4 (229 x 324 mm) peut recevoir du A4
- Une enveloppe C5 (162 x 229 mm) peut recevoir du A5
- Une enveloppe C6 (114 x 162 mm) peut recevoir du A6
- Les enveloppes DL (110 x 220 mm) et C5/6 (114 x 229 mm) peuvent recevoir elles aussi du A4 (plié en trois). Notez que le format DL est le plus utilisé au monde mais qu’il se fait de plus en plus remplacer par les enveloppes C5/6 qui sont un peu plus grandes.
Quelle enveloppe ou pochette pour quel type d’envoi ?
Factures, contrats, déclaration d’impôts, déclaration d’amour… On ne peut décemment pas utiliser le même type d’enveloppe pour tous les types d’envoi.
- Envois standard (commerciaux, administratifs, etc.) : enveloppes commerciales.
- Envois de masse (publicitaires) : enveloppes pour mise sous pli automatique.
- Envois lourds ou fragiles : pochettes à soufflets et pochettes à soufflets en kraft armé...
- Petits mots doux, invitation personnalisée : enveloppes de correspondance.
- Vote électoral : enveloppes spécial élection.
Les différentes pattes de fermeture d’enveloppe
- Les enveloppes avec patte non gommée : peu courantes en entreprise, ces enveloppes doivent être fermées avec ruban adhésif ou un bâton de colle (à l’ancienne !).
- Les enveloppes avec patte gommée : peu pratiques mais économiques, elles nécessitent une humidification pour activer la colle de la patte de fermeture. Dédicace à tous ceux qui se sont risqués à un coup de langue, sachez qu’il existe des petites éponges prévues à cet effet.
- Les enveloppes avec patte autocollante : avec elles, pas besoin de salive, la fermeture se fait sur simple pression autoadhésive.
- Les enveloppes avec patte autocollante avec bande protectrice : c’est la formule garantie sans souci ! Grâce à la bande protectrice, la fermeture est assurée de façon sûre et dans la durée.
Le grammage des enveloppes et pochettes
Le grammage de vos enveloppes et pochettes doit tenir compte du poids de votre envoi. Si vous cherchez à faire des économies d’affranchissement, vous regardez sans doute de près le grammage du papier d’impression. Pensez à faire de même pour le grammage de vos enveloppes. Il serait dommage d’envoyer par exemple un document imprimé sur du 70 g/m² dans une enveloppe de 120 g/m² !
- Pour des envois standard simples et économiques, utilisez des enveloppes ou pochettes de 70, 80, 85 g/m².
- Pour des envois un peu plus volumineux, privilégiez les enveloppes ou pochettes 90, 100, 115 g/m².
- Pour les envois plus lourds, passez aux enveloppes et pochettes de 120 ou 130 g/m², elles assureront à vos documents une arrivée à destination sans encombre, ni déchirure.
Les enveloppes et pochettes en papier recyclé
Vous êtes sensible à la protection de l’environnement ? Des modèles d’enveloppes et pochettes existent en papier recyclé... De quoi faire un petit geste pour la nature : pensez-y !
Les dimensions de la fenêtre d’adressage
Attention, il n’y a pas que le format et le grammage à prendre en compte lors de l’achat de vos enveloppes. La fenêtre d’adressage est aussi un élément à observer de près ! Rassurez-vous, rien de bien compliqué, comptez en moyenne 10 mm de haut par lignes d’adressage.
- Une fenêtre d’adressage 35 x 100 mm permet d’écrire environ 3 lignes d’adresse
- Une fenêtre d’adressage 50 x 100 mm permet d’écrire environ 5 lignes d’adresse